企业数字档案室建设探索与实践

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企业数字档案室作为企业档案管理系统中的重要工作

内容，是实现企业档案管理现代化的关键一环。为保障企

业数字档案室建设的顺利进行，应创造数字化加工的良好

环境，同时满足纸质及磁性载体档案的保管需求，确保企

业档案数字化加工工作安全、稳定、可靠地运行。

一、企业数字档案室建设思考[最新热&点#素材尽~在

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（一）理论结合实际，科学实践企业数字档案室建设

企业数字档案室建设作为一项综合性工程，需结合企

业实际情况，科学实践。其建设过程所面临的问题将是持

续不断的，需加强企业数字档案室的建设规划，做好顶层

设计，逐步适应国家建设思路，将企业数字档案室建设纳

入企业信息化业务建设中，细化步骤，做好制度规范建设

基础设施建设、系统建设的每一步，有计划地推进企业数

字档案建设实施，以满足企业实际运行的管理需求。

（二）完整组织体系，筑牢企业档案建设安全保障

企业数字档案室作为企业正常运转产生的各类文件材

料的归口，其建设离不开企业各部门的协作，需明确各方

职责，建设完整的组织体系，以档案和信息化部门为主，

各业务部门为辅，确定领导职责，以安全保密工作为前提

实施库房安全、系统安全、传输安全、利用安全、人员安

全保障要求，注重人员培训，综合企业档案管理人才队伍

明确建设开支、预算，确保档案经费充足，切实做好企业

数字档案室建设人、财、物的保障工作。

（三）借助系统平台，有机整合企业档案数据资源

企业数字档案管理系统作为企业档案数据资源的基础

库，实现了传统载体档案数字化、增量档案电子化，在保

证企业档案数据完整准确的前提下，建设档案资源总库，

在丰富企业档案数据内容的同时进一步进行资源开发，提

供基于档案内容的数据分析服务，开发档案大数据分析应

用系统，利用已有的企业档案数据设立词库，规范分类，

有效地整合企业数字资源，建设专题档案库，运用大数据

分析技术实现企业档案数据的可视化展示，为企业决策提

供支持，转变服务理念，提高档案利用效果，逐步实现企

业档案信息资源的智能化服务。

（四）加快职能转变，创新开展企业档案数字化工作

无论从国家档案行业，还是从企业内部需求来看，促

使企业档案管理转型升级势在必行。目前国家各行各业都

在进行信息化的变革，作为各行业末端的档案管理工作，

如果再不进行转型升级，很快就将面临无纸归档、无处存

放的局面，如已实行的电子发票、设计的三维模型、编写

的软件代码、现场工艺的电子传输等，都在促使企业档案

管理工作要进行转型升级，企业档案管理部门应转变为企

业的数据资产管理部门，从思维到技术手段都应全面创新

以此应对大数据时代的到来。

二、企业数字档案室重点建设内容

企业数字档案室建设作为一项综合性工程，包含制度

规范、基础设施、数字档案系统建设、安全保密、人才配

备等内容，其中制度、基础设施、数字档案系统建设作为

企业重点建设内容，涉及企业信息、保密、财务等管理部

门，需要档案管理部门科学规范，分步实施，协同完成各

项工作。

（一）制度规范[最新~热&点*素^材尽在【公众号：

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根据2017 年国家档案局颁布的《企业数字档案馆

（室）建设指南》的要求，开展企业数字档案室建设应加

强制度建设，制定企业数字档案室管理办法，明确职责，

编制建设方案。还需制定电子档案管理规定，不断规范电

子档案移交与接收工作。同时还需增补纸质档案数字化技

术规范、档案管理系统操作指南等内容，不断完善企业数

字档案室建设制度管理要求。

（二）基础设施建设

基于传统企业档案室工作内容，新增了办公室用于企

业数字档案管理，办公室内分为三个区域：纸质数字化加

工区域、影音翻录区域、光盘检测区域，并配备了数字化

加工设备，主要包括 OCR 设备、书刊扫描仪、打印机，音

视频数据采集、转换、处理等硬件设备，以满足档案数字

化工作的需要，实现传统纸质载体的数字转换工作。还扩

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