机关干部的会务工作指导手册

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机关干部的会务工作指导手册

会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏

漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会

务工作简洁、明了、高效。

01 谋划会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹

好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前

谋划。

（一）制订方案

会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目

的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及

职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操

作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办

部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门

按照方案要求落实各自职责。

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、

主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系

人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言

简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月

日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会

议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第

三会议室。

2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书

面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用

多种。下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通

过短信、发布。二是负责，必须确保会议通知及时送达参

会者。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知

的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留回

执发送方式。采用短信、方式发送，应要求接收者及时回

复。

3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要

时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确

保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或

会议主持人报告。

4．协调出席领导。根据会议要求，以当面报告、电话、

短信、等多种方式，提请领导出席会议。着重向领导提醒

会议时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等。在会

前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。

5．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与后勤、

物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业

服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。若有

外单位人员参加，要提前制作好引导牌。点此加群

6．编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部

职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须

知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括

会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分

组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单

及联系方式、注意事项等。

7．制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出

（列）席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。

证件制作要结合会议主题和内容，遵循美观大方、经济适

用原则，要易于识别、方便管理、利于安全。

8．会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体

要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致

一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心，集中

体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点。要综

合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入以及主席

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摘要：

机关干部的会务工作指导手册会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。01谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务...

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