办公室会务工作的基本套路

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办公室会务工作的基本套路

所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办

组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要，办好了，领导

满意、参会人员满意，大家都高兴；办不好，领导批评、参会

人员笑话，大家都难看。那么，如何做好会务工作呢？今天主

要谈三个方面的问题。

一、会务工作的基本套路

会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般

分为会前准备、会间服务、会后处理 3个阶段。

（一）会前准备阶段。除例会和小型会议及不安排食宿的

短会，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，

在会前做好以下 13 项准备工作。

1.制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会

期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交

领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需

及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。需要注意的事，

筹备会议一定要按规定政策办，要想按规定政策办，自己又要

提前学习有关政策规定。

2.拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需

的各项准备工作，按内容或承办部门归归类，按时间顺序排排

队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，

以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管

会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

具体的标准，就是不需要辅助材料、不留下空白地带，尽量用

一个方案把所有的事都统起来、让所有的人都动起来，就像计

算机的程序一样，让领导和机关按着方案“走”。如果该想到

的工作没想到，就需要反复建议、反复请示、反复研究、反复

落实，不仅增大了工作量还很容易误事。在这个问题上，一定

要张开想象的翅膀，就像放电影一样，首先在大脑里把未来可

能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法，尽可

能地规划设计好，越具体越省心。

3.组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障

的部门多，要根据需要，组成会务工作班子，召开会议筹办工

作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻 4个

组。中型或小型会议可不设组，固定几个人分管几个方面的筹

办工作即可。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达领

导审定的会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会

务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对

性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

4.印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快

发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一

般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、

会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么

材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到

时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。但通

知的时机也要把握好。太早了，容易发生变化，又得发一个又

一个的补充通知，别人会说你朝令夕改，引起人家反感；太晚

了，人家来不及做与会准备，导致手忙脚乱。另外，发通知也

不能就事论事，有些事前和事后的东西也要考虑到。

5.印制会议票证。大中型会议对正式出席会议的人员要发

给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发

给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号

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摘要：

办公室会务工作的基本套路所谓会务，就是会议事务性工作的简称，主要是会议筹办组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要，办好了，领导满意、参会人员满意，大家都高兴；办不好，领导批评、参会人员笑话，大家都难看。那么，如何做好会务工作呢？今天主要谈三个方面的问题。一、会务工作的基本套路会务工作的事项和套路，主要根据会议的类型而定，一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。（一）会前准备阶段。除例会和小型会议及不安排食宿的短会，准备工作可适当简化外，一般会议都要根据实际需要，在会前做好以下13项准备工作。1.制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出...

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